Gestión IPS y Sistema REI

El Instituto de Previsión Social (IPS) es el organismo de seguridad social más importante de Paraguay, creado por el Decreto-Ley N.° 1.860/1950 y regulado actualmente por la Ley N.° 98/1992 y sus modificaciones. El IPS tiene la responsabilidad de administrar el régimen de seguro social obligatorio que cubre a los trabajadores dependientes del sector privado, brindando prestaciones de salud, jubilaciones, pensiones, subsidios por enfermedad y maternidad, y prestaciones por accidentes de trabajo. Todo empleador que contrate uno o más trabajadores en relación de dependencia está obligado a inscribirse ante el IPS e inscribir a sus empleados, sin excepción. El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción grave que puede acarrear sanciones significativas.

Las tasas de contribución al IPS son compartidas entre el empleador y el trabajador. El empleador aporta el 16,5% del salario bruto del empleado, desglosado en: 14% para el seguro de salud y jubilación, y 2,5% adicional en concepto de seguro de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (este porcentaje puede variar según el nivel de riesgo de la actividad económica). El trabajador aporta el 9% de su salario bruto, que se descuenta directamente de su remuneración mensual. En total, el aporte combinado es del 25,5% del salario bruto. Es responsabilidad exclusiva del empleador retener el aporte del trabajador y depositar ambas contribuciones (la patronal y la del empleado) ante el IPS dentro de los plazos establecidos.

El Sistema REI (Registro de Empresas e Instituciones) es la plataforma digital del IPS a través de la cual los empleadores gestionan todas sus obligaciones de seguridad social. A través del REI, el empleador puede: registrar la empresa por primera vez, dar de alta a nuevos empleados (comunicar el ingreso), dar de baja a empleados que se desvinculan (comunicar el egreso), generar la planilla de aportes mensual, emitir boletas de pago, consultar el estado de cuenta, solicitar certificados de cumplimiento, y realizar diversas gestiones administrativas. El acceso al sistema REI requiere que el empleador esté registrado y cuente con usuario y clave proporcionados por el IPS.

El proceso de inscripción de una empresa en el IPS requiere la presentación de documentación específica. Los requisitos generales incluyen: cédula de identidad del empleador o representante legal; RUC de la empresa (obtenido previamente en la SET); escritura de constitución social (para personas jurídicas); patente municipal vigente; contrato de alquiler o título de propiedad del local comercial; y el formulario de inscripción del IPS debidamente completado. Para las Empresas por Acciones Simplificadas (EAS), también se acepta el documento de constitución emitido por el SUACE. Una vez aprobada la inscripción, el IPS asigna un número patronal y habilita el acceso al sistema REI.

La inscripción de empleados en el IPS debe realizarse dentro de los primeros 30 días de iniciada la relación laboral. Para dar de alta a un trabajador, se necesita: cédula de identidad del empleado, datos personales completos (nombre, fecha de nacimiento, estado civil, dirección), cargo y función que desempeñará, fecha de ingreso, salario convenido, y el horario de trabajo. Esta información se carga en el sistema REI. Es fundamental respetar el plazo de 30 días, ya que la inscripción tardía genera multas y el empleador queda responsable de cubrir con sus propios recursos cualquier prestación médica o subsidio que el trabajador hubiera necesitado durante el período no cubierto.

La generación y pago de la planilla mensual de aportes es la obligación más recurrente ante el IPS. Cada mes, el empleador debe generar en el sistema REI la planilla que detalla los salarios pagados a cada trabajador y calcula automáticamente los aportes correspondientes (16,5% patronal + 9% del trabajador). El plazo de pago vence según el último dígito del número patronal, siguiendo un calendario similar al de la SET. El pago puede realizarse a través de entidades bancarias autorizadas o medios de pago electrónicos habilitados por el IPS. La mora en el pago genera recargos e intereses que se acumulan mensualmente, incrementando significativamente la deuda con el paso del tiempo.

Las prestaciones que brinda el IPS a los trabajadores asegurados son amplias y constituyen un pilar fundamental de la protección social en Paraguay. En materia de salud, el IPS cubre: consultas médicas generales y especializadas, internaciones hospitalarias, cirugías, estudios de diagnóstico, medicamentos, rehabilitación, atención de maternidad (prenatal, parto y postnatal), y atención odontológica. En cuanto a prestaciones económicas, incluye: subsidio por enfermedad (a partir del 4.° día de reposo médico, equivalente al 50% del salario promedio de los últimos 4 meses), subsidio por maternidad (descanso prenatal y postnatal con cobertura salarial), subsidio por accidente de trabajo, jubilación ordinaria, jubilación por invalidez, y pensión por fallecimiento para los derechohabientes del asegurado.

Las sanciones por incumplimiento de las obligaciones ante el IPS son severas y pueden tener consecuencias graves para el empleador. La no inscripción de la empresa o de los empleados constituye una infracción que genera multas y recargos retroactivos. Si un trabajador no inscripto sufre un accidente laboral o requiere atención médica, el empleador debe asumir todos los gastos de salud y las indemnizaciones correspondientes con su propio patrimonio. Además, la Ley N.° 4.933/2013 tipificó como hecho punible la retención indebida de aportes: si el empleador descuenta el 9% del salario del trabajador pero no lo deposita ante el IPS, puede enfrentar responsabilidades penales. El cumplimiento puntual no es solo una obligación legal, sino una protección para el empleador mismo.

La gestión de subsidios por enfermedad y maternidad es otro aspecto importante de la relación con el IPS. Cuando un empleado presenta un reposo médico otorgado por un médico del IPS, el empleador debe comunicar la situación a través del sistema REI para que el trabajador pueda acceder al subsidio correspondiente. El trámite requiere: la boleta de reposo médico, la comunicación del empleador, y que el trabajador tenga como mínimo 60 días de aporte cotizado en el último año (para subsidio por enfermedad) o 6 aportes mensuales previos (para subsidio por maternidad). Nuestro estudio contable gestiona estos trámites para asegurar que los empleados reciban las prestaciones a las que tienen derecho sin demoras.

Para los trabajadores del servicio doméstico, el IPS tiene un régimen especial con tasas diferenciadas. El empleador doméstico aporta el 14% del salario declarado, y el trabajador doméstico aporta el 9%, sobre un salario base mínimo establecido por el IPS. La inscripción del personal doméstico es obligatoria y se realiza a través de un proceso simplificado. Muchas personas desconocen esta obligación, pero su incumplimiento genera las mismas consecuencias que para cualquier otro empleador: multas, recargos y responsabilidad directa por los gastos médicos del trabajador no inscripto.

Es importante que la gestión del IPS se realice de manera coordinada con otras obligaciones laborales y tributarias. Los aportes al IPS retenidos al trabajador y los aportes patronales son deducibles para fines del Impuesto a la Renta Empresarial (IRE), y los aportes del trabajador son deducibles para el IRP por servicios personales. En nuestro servicio de liquidación del IVA y de IRP, consideramos estos aportes como parte de la planificación tributaria integral. Asimismo, la inscripción en el IPS debe complementarse con la inscripción ante el Ministerio de Trabajo para el registro de libros laborales.

En nuestro estudio contable ofrecemos un servicio integral de gestión ante el IPS y el sistema REI. Nos encargamos de: la inscripción inicial de la empresa ante el IPS, las altas y bajas de empleados en el sistema REI, la generación mensual de planillas de aportes, la verificación de los cálculos de contribución, el seguimiento de pagos y la conciliación de cuentas, la gestión de subsidios por enfermedad y maternidad, la obtención de certificados de cumplimiento (necesarios para licitaciones y contrataciones con el Estado), y la resolución de cualquier inconsistencia con el IPS. Nuestro objetivo es que cada empleador cumpla con sus obligaciones de seguridad social de manera correcta y oportuna, protegiendo tanto a sus trabajadores como a su propia empresa.